マネジメント

部下の残業を減らすために上司がすべき3つの行動

こんにちは。めがねマネージャー(@megane_mgr)です。

企業運営のコストとして人件費は無視できません。特に、残業代は不必要なコストとしてなんとか削減したいものですよね。

しかし、残業時間・残業代を減らすのはなかなか難しいものです。

だからこそ、残業を減らすためには上司・マネージャーがどのように働きかけるかが非常に重要です。

東証一部上場企業でマネージャーを務める筆者が部下の残業時間を減らす工夫をお伝えします。

この記事を読めば、残業代を削減し、働く人にとって快適な労働環境に近づけることができますよ。

めがねマネージャー

私のチームでも効果が出た簡単に実践しやすい3つの具体的な行動をご紹介します!

残業が生じる原因をみつけよう

まず最初にすべきことはなぜ残業しているのか、その原因を把握することが大切です。

残業が発生する原因をいくつか考えてみましょう。

  • 残業代が欲しくて残業している
  • 上司や先輩より早く帰りづらい
  • ただ単に業務量が多くて終わらない
  • 緊急性の高い業務が舞い込む
  • 残業することが当たり前になっている etc.

部下が望んで残業をしているケースは意外と少ないもの。労働環境やチームの雰囲気が残業を生んでいるのです。

つまり、部下本人の力で残業を減らすことができない場合が多いのです。

残業を減らすためには上司であるあなたのマネジメントが非常に重要になってきます。

生産性を高めてプライベートな時間を増やしてあげることが社員のためになることは明らかです。

上司であるあなたがどれだけ本気で取り組むかを前向きにチームに伝えることが大事です。

上司がするべき3つの行動

では、上司として何をすれば、部下の残業を減らすことができるのでしょうか。

私も様々な工夫や施策を実施することで残業時間を36%削減することができました。

今回は比較的簡単に取り組むことができて、効果が期待できる方法を3つご紹介いたします。

  • 整理整頓する
  • やらないことを決めてあげる
  • できるだけ上司が残業しない

整理整頓する

整理整頓することで『何かを探す』という時間とエネルギーの無駄を減らすことが重要です。

資料を探す手間やエネルギーは脳に大きなストレスを与えることがわかっています。整理整頓することで業務終了まで集中力を保てる職場環境を作りましょう。

ここで、特に上司として取り組みたいのは、職場の共用スペースやPCフォルダの整理整頓です。

共有スペースやデータフォルダなどは『勝手に触ってはいけない』と思っている部下が多いもの。

上司であるあなたが率先して改善することで『生産性向上に取り組むんだ!』という意志を部下に見せましょう。

めがねマネージャー

整理整頓すると『使いにくいと思ってたんですよね~』なんて声も聞こえるはず。

上司が整理整頓することで、無駄があることを認識しながら行動に移せなかった部下の心理的なストレスも軽減することができます。

いちど整理整頓ができてしまえば継続的に効果が見込めるコスパのいい方法です。

やらないことを決めてあげる

上司であるあなたが『やらなくてもいいこと』を明確に指示することは非常に効果的です。

業務フローの中に潜む無駄を見つけてフローそのものを改善してあげましょう。

例えば、私のチームの場合は上司である私に提出する前の部下同士のダブルチェックを廃止しました。

社員一人当たり一日10分削減することができました。たったの10分ですが、この積み重ねで残業を減らしていくのです。

また、あなたが部下に指示をするときには、どの程度の質を求めるかだけでなく、『ここまで手をかけなくていいよ』というラインを具体的に指示してあげましょう

そうすることで『求めてないのにすごい作りこまれた資料が出来上がってきた…』という無駄を減らすことができます。

やらないことまで指示をすることが部下にも習慣として浸透すると、チーム全体で大幅な残業時間が削減できます。

できるだけ上司が残業しない

上司や先輩がいるから先には帰りづらいという部下は多くいるはずです。上司であるあなたが早く帰れるように工夫しましょう。

もちろん、仕事が終わっていないのに

めがねマネージャー

じゃ!あとはヨロシク!また明日ね!

とか言って帰ってたら上司として終わってますけどね。笑

もしそんなことをやってしまったら

部下

何もせず先に帰っちゃうなんて無責任な上司だな…

チームの終わりの始まりです。あたり前ですが逆効果なので気を付けましょう。

そうではなく、しっかりと部下に指示を出したうえで、定時になったら帰るのです。

まずは、定時の1時間前くらいになったら5分ほどでいいので部下と会話をしましょう。

どんな会話かというと、今日は何をどこまでやったのかをヒアリングしてみてください。

そして、残りの1時間でどこまでやるべきかを指示するんです。(ここでもやらなくていいことの考え方が重要です。)

【残りの1時間でここまで】と明確な目標が与えられれば部下も集中して取り組むことができます。

もし、明日以降に延ばしてしまうと期日までに終わらないということであれば、マネジメントの腕の見せ所です。

他の社員に仕事を割り振ったり、あなた自身がサポートするなどしてコントロールしてあげましょう。

あとは、時間内に終わらなかったとしてもあなたが監視役のように職場にとどまる必要はありません。

さぁ、あなたは定時で帰りましょう。

定時で帰っていいんだという事実を部下にも態度で示すのです。

そうすることで、

・上司がいるから帰りづらいという同調圧力がなくなる
・上司に言われたことはやったという既成事実が手に入る

ので部下は帰りやすくなります。

めがねマネージャー

あなた自身が定時で帰れないような状況ならそれが致命的な原因です。至急、業務量の削減を。

自分自身の仕事が時間内に終わらない!という上司の方はこちらの書籍を読んでみると原因が見つかるかも

もしも翌朝に出社したときに進捗は遅れているわ、結局残業してるわということが発覚しても、それは仕事の割り振りがよくなかったのです。

上司であるあなたの責任です。部下に非はありません。

適切に業務を振り分けるためにも部下のそれぞれの業務スピードや、抱えている業務量を把握することが重要です。

だからこそ、毎日話しかけて進捗を確認するという行動が大切なのです。

めがねマネージャー

でも、5分以上になるとお説教に感じてしまうので手短に会話することがポイントです♪

難しいことではありません。さっそく今日から実践できますよ!まずは定時の1時間前に部下に声をかけるだけです。

やってみましょう、じっくり考える前に。やりながら改善していけばいいのです。

《参考記事》改善に必要な力を鍛えるためには↓
>>現代の社会人に必要な【考動力】という力を身に着けよう

まとめ

残業を減らすためには部下の努力も大事ですが、上司であるあなたの業務改善が何よりも重要です。

まずは簡単に取り入れられる方法を3つご紹介しますので、取り入れてみてください。

  1. 整理整頓する
  2. やらないことを決めてあげる
  3. 指示をしたら率先して帰る

繰り返しになりますが、チームの生産性向上の役割を担っているのは間違いなく上司であるあなたです。

上司であるあなたが熱意と行動でチームを変えると決意して残業時間の削減、生産性向上に取り組みましょう!

また、あなた一人が頑張るのではなく、チーム全員が働き方について疑問を持つことで改善のきっかけになるかもしれません。

『ワークライフマネジメント』という考え方を導入することで生産性を高めることができるかもしれません。

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最後までお読みいただきありがとうございました。

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