マネジメント

部下の残業を減らすためにすぐに実践できる3つの対策

こんにちは。めがねマネージャー(@megane_mgr)です。

働き方改革が叫ばれる中、生産性を高めたいビジネスパーソンは多いはず。

残業を減らすためには上司・マネージャーがどのように働きかけるかが非常に重要です。

ワークライフバランスのとれた快適な労働環境を目指しましょう。

めがねマネージャー

私のチームでも効果が出た簡単に実践しやすい3つの対策をご紹介します!

なぜ残業が生じるのか

まず最初にすべきことはなぜ残業しているのか、その原因を把握することが大切です。

残業が発生する原因をいくつか挙げてみましょう。

  • 残業代が欲しい
  • 上司や先輩より早く帰れない
  • 業務量が多い
  • 緊急性の高い業務が舞い込む
  • 残業することが当たり前になっている etc.

部下が望んで残業をしているケースは意外と少ないもの。労働環境やチームの雰囲気が残業を生んでいるのです。

つまり、部下本人の力で残業を減らすことができない場合が多いのです。

残業を減らすためには上司であるあなたのマネジメントが非常に重要になってきます。

生産性を高めてプライベートな時間を増やしてあげることが社員のためになることは明らかです。

上司であるあなたがどれだけ本気で取り組むかを前向きにチームに伝えることが大事です。

上司がすべき3つのこと

では、上司として何をすれば、部下の残業を減らすことができるのでしょうか。

私も様々な工夫や施策を実施することで残業時間を40%削減することができました。

今回は比較的簡単に取り組むことができて、効果が期待できる方法を3つご紹介いたします。

  1. 整理整頓する
  2. やらないことを決めてあげる
  3. できるだけ上司が残業しない

さらに詳しく解説していきましょう。

整理整頓する

整理整頓することで『何かを探す』という時間とエネルギーの無駄を減らすことが重要です。

特に、資料を探す手間やエネルギーは脳に大きなストレスを与えることがわかっています。

整理整頓することで業務終了まで集中力を保てる職場環境を作ることが大切です。

特に、上司として取り組みたいのは、共用スペースやPCフォルダの中身を整理整頓することです。

共有スペースやフォルダなどは『勝手に触ってはいけない』と思っている部下が多いものです。

整理整頓してみると『前から使いにくいと思ってたんですよね~』なんて声も多く聞こえるはずです。

そこに無駄があることを認識していながら、行動に移せなかった部下の心理的なストレスも軽減することができます。

上司であるあなたが率先して改善することで『生産性向上に取り組むんだ!』という意志を部下に見せましょう。

いちど整理整頓ができてしまえば継続的に効果が見込めるコスパのいい方法です。

やらないことを決めてあげる

上司であるあなたが『やらなくてもいいこと』を明確に指示してあげることは非常に効果的です。

業務フローの中に潜む無駄を見つけてフローそのものを改善してあげましょう。

例えば、私のチームの場合は上司である私に提出する前の部下同士のダブルチェックを廃止しました。

社員一人当たり一日10分削減することができました。たったの10分ですが、この積み重ねで残業を減らしていくのです。

また、あなたが部下に指示をするときには、どの程度の質を求めているかだけでなく、『ここまではしなくていいよ』というラインを具体的に指示してあげましょう

そうすることで『求めてないのにすごい作りこまれた資料が出来上がってきた…』という無駄を減らすことができます。

やらないことまで指示をすることが部下にも習慣として浸透すると、チーム全体で大幅な残業時間が削減できるはずです。

できるだけ上司が残業しない

上司や先輩がいるから先には帰りづらいという部下は多くいるはずです。

上司であるあなたができるだけ早く帰れるように工夫しましょう。

もちろん、仕事が終わっていないのに

めがねMGR

じゃ!あとはヨロシク!また明日ね!

とか言って帰ってたら上司として終わってます。

部下

何もせず先に帰っちゃうなんて無責任な上司だな…

チームの終わりの始まりです。

そうではなく、しっかりと部下に指示を出したうえで、定時になったら帰るのです。

まずは、定時の1時間前くらいになったら5分ほどでいいので部下と会話をしてみましょう。

今日は何をどこまでやったのかをヒアリングしてみてください。

そして、残りの1時間でどこまでやるべきかを指示しましょう。(ここでもやらなくていいことの考え方が重要です。)

『残りの1時間でここまで』と明確な目標が与えられれば部下も集中して取り組むことができます。

もし、明日以降に延ばしてしまうと期日までに終わらない見込みであれば、他の社員にも仕事を振り分けましょう。

無理のない仕事量に振り分けることもマネジメントの一部です。上司であるあなたの腕の見せ所です。

あとは、時間内に終わらなかったとしてもあなたが監視役のように職場にとどまる必要はありません。

あなたが定時で帰りましょう。

定時で帰っていいんだという事実を部下にも態度で示すのです。

そうすることで、

・上司がいるから帰りづらいという同調圧力がなくなる

・上司に言われたことはやったという既成事実が手に入る

ので部下は帰りやすくなります。

めがねMGR

あなた自身が定時で帰れないような状況なら仕事の段取りを工夫して定時退社を目指しましょう。

チームではなく自分自身の仕事が時間内に終わらない!という方はこちらの書籍を読んでみると原因が見つかるかも

もしも翌朝に出社したときに残業はしているわ、進捗は遅れているわ、ということが発覚しても、それは仕事の割り振りがよくなかったのです。

上司であるあなたの責任です。部下に非はありません。

適切に業務を振り分けるためにも部下のそれぞれの業務スピードや、抱えている業務量を把握することが重要です。

だからこそ、毎日話しかけて進捗を確認するという行動が大切なのです。

でも5分以上になるとお説教に感じてしまうので手短に会話することがポイントです。

難しいことではありません。さっそく今日から実践できますよ!まずは定時の1時間前に部下に声をかけるだけです。

やってみましょう、じっくり考える前に。やりながら改善していけばいいのです。

まとめ

残業を減らすためには部下の努力も大事ですが、上司であるあなたの業務改善が何よりも重要です。

まずは簡単に取り入れられる方法を3つご紹介しますので、取り入れてみてください。

  1. 整理整頓する
  2. やらないことを決めてあげる
  3. 指示をしたら率先して帰る

繰り返しになりますが、チームの生産性向上の役割を担っているのは間違いなく上司であるあなたです。

上司であるあなたが熱意と行動でチームを変えると決意して残業時間の削減、生産性向上に取り組みましょう!

最後までお読みいただきありがとうございました。

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